[摘要]文章結(jié)合中小民營企業(yè)秘書的工作特點(diǎn),從態(tài)度、第一印象等方面分析秘書禮儀規(guī)范及其運(yùn)用,并就提升自身禮儀素養(yǎng)的途徑提出建議,使秘書在招聘工作環(huán)節(jié)中形成良好的企業(yè)形象,吸引更多的人員為企業(yè)服務(wù)。
[關(guān)鍵詞]中小民營企業(yè);秘書;招聘;態(tài)度;第一印象;途徑
隨著近年來我國民營企業(yè)的快速發(fā)展,民營企業(yè)的規(guī)模不斷壯大,管理水平也得到了顯著提高,民營企業(yè)已逐漸發(fā)展成為國民經(jīng)濟(jì)的一支重要力量。一般而言,民營企業(yè)尤其是中小型民營企業(yè)為了節(jié)省人力物力財(cái)力,降低經(jīng)營成本,企業(yè)秘書工作都具有綜合性的特點(diǎn),除負(fù)責(zé)秘書本職工作外,還擔(dān)負(fù)很大部分的非秘書性質(zhì)的工作,如人力資源管理、員工招聘與培訓(xùn)、企業(yè)文化、公關(guān)宣傳及新聞發(fā)布工作等。可見,中小民營企業(yè)秘書人員面臨重要的轉(zhuǎn)型要求,秘書的角色職能由傳統(tǒng)型向外向型、全能型轉(zhuǎn)變,秘書要既能文又能武,既會(huì)管理又懂專業(yè),既當(dāng)信息員又當(dāng)公關(guān)人,既做謀士又做助手,為企業(yè)及領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的服務(wù)。
但是,不少中小民營企業(yè)秘書面對(duì)工作要求的提高、工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變、工作跨度的加大等一系列要求一時(shí)難以適應(yīng)。僅就秘書在從事員工招聘工作環(huán)節(jié)而言,就由于工作量大、人員流動(dòng)性大及面試人數(shù)較多、面試對(duì)象層次較低等因素的影響,常有以下禮儀缺失的現(xiàn)象出現(xiàn)。如:招聘過程中相互大聲談笑;招聘工作當(dāng)天著裝隨意;招聘交談時(shí)坐姿懶散;言談舉止中時(shí)有輕視應(yīng)聘人員的表現(xiàn)等。這些都是招聘工作中秘書禮儀素質(zhì)缺乏的種種表現(xiàn)。
秘書形象常常代表著一個(gè)企業(yè)的形象,在招聘工作環(huán)節(jié)中給應(yīng)聘者留下深刻的第一印象,也是應(yīng)聘者對(duì)企業(yè)形成的第一印象。因此,秘書人員必須具備強(qiáng)烈的禮儀意識(shí),掌握相應(yīng)的禮儀技巧,以提高企業(yè)的形象與知名度,樹立良好的社會(huì)信譽(yù)及社會(huì)形象。因此,秘書應(yīng)當(dāng)自覺地用禮儀規(guī)范來約束自身的行為,這就要求秘書應(yīng)當(dāng)從各方面明確禮儀規(guī)范要求,并熟練地運(yùn)用到工作過程當(dāng)中,為招聘工作環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行及企業(yè)招聘到滿意的員工打下良好的基礎(chǔ)。
一、態(tài)度至上
尊重是一切禮儀的基礎(chǔ)。禮儀規(guī)范的基本要求就是要以尊重為本,以人為本,態(tài)度至上。在招聘工作中,秘書擔(dān)當(dāng)企業(yè)與企業(yè)需求人員之間的橋梁作用,是應(yīng)聘者進(jìn)入企業(yè)的第一道把關(guān)人。因此,秘書在工作中應(yīng)處處以企業(yè)需求為中心,以為企業(yè)服務(wù)為重點(diǎn),以招募適合企業(yè)需求的員工為目的,尊重應(yīng)聘者,誠懇、熱心地為企業(yè)和應(yīng)聘者服務(wù),不應(yīng)以老員工自居,以秘書身份自大,居高臨下,輕視對(duì)方,給應(yīng)聘者留下不好的第一印象。據(jù)美國華盛頓一家市場(chǎng)調(diào)查機(jī)構(gòu)的一次調(diào)查結(jié)果表明:應(yīng)聘人員在企業(yè)及與企業(yè)進(jìn)行接觸時(shí)受到非禮待遇后,96%的人不直接抱怨,但有91%的人不愿再到這個(gè)企業(yè)來。而且受到非禮待遇的人平均要向他周圍的9個(gè)人講述,其中13%的人要向他周圍的20個(gè)人講述??梢?,企業(yè)的不良形象會(huì)造成比較大范圍內(nèi)的負(fù)面影響,企業(yè)對(duì)應(yīng)聘者應(yīng)保有尊重、良好而熱情的態(tài)度。
二、營造良好的第一印象
第一印象在人際交往中有著強(qiáng)烈的定勢(shì)作用。秘書在接待應(yīng)聘者時(shí),端莊的儀表、文雅的舉止、得體的語言以及整潔的服飾往往可以留給應(yīng)聘者良好的第一印象。這既是對(duì)應(yīng)聘者尊重的一種表現(xiàn),也是讓應(yīng)聘者產(chǎn)生樂于與之交往的魅力所在,是形成良好的面試關(guān)系的開端。
(一)儀表端莊
適度地修飾自己的形象,其實(shí)也是對(duì)自我人格的一種塑造和珍惜。秘書在招聘工作中應(yīng)注重自身的儀表美。儀表端莊是指秘書的服飾、發(fā)型、臉部化妝的綜合形象,要求秘書在工作中要做到職業(yè)、穩(wěn)重、可信、可親。如果秘書給應(yīng)聘者的第一印象很差,如著裝不整潔等,應(yīng)聘者則會(huì)對(duì)秘書的工作缺乏尊重和支持,使雙方面試的交往和溝通陷于困境,今后工作中秘書也難以得到未來員工更多的依賴與配合。
1.干練的發(fā)型。首先,發(fā)型比面部特征更能吸引對(duì)方的注意。長發(fā)暗示著健康和性感,短發(fā)看起來自信而成功,自然、中長、沒有特定款式的發(fā)型,則讓人感覺智慧和真實(shí)。秘書在招聘工作中可采用束發(fā)或盤發(fā)等方式體現(xiàn)出職業(yè)、干練的企業(yè)形象。
2.淡雅的妝容。出于尊重和自信的角度,秘書在招聘場(chǎng)合應(yīng)化淡妝,不能化濃妝,才能體現(xiàn)出職業(yè)和自然、美麗的形象。
3.得體的衣著。根據(jù)TPO原則,秘書在招聘工作中應(yīng)注重自身的著裝,應(yīng)得體而鄭重,不應(yīng)穿著隨意或穿休閑服參與招聘工作。
(二)語言得體
常言道“言為心聲”。語言是招聘場(chǎng)合雙方人員之間溝通與交流的重要工具,是建立良好招聘關(guān)系的禮儀要求。語言往往能全面地反映出一個(gè)人的文化素養(yǎng)、知識(shí)水平和精神風(fēng)貌。語言得體是指秘書與應(yīng)聘者之間交流使用的語言準(zhǔn)確、友善、親切,包括言之有禮、言之有意、言之有利、言之有體和言之有技。
1.重在交流。在應(yīng)聘者面前,應(yīng)提倡用禮貌的語言、鼓勵(lì)性語言。秘書首先要學(xué)會(huì)使用文明禮貌的十字用語,即“請(qǐng)、您好、謝謝、對(duì)不起、再見”。其次要注意正確而禮貌地稱謂應(yīng)聘者,如可稱先生、小姐、同學(xué)等。此外,還應(yīng)當(dāng)注重傾聽禮儀,注意詢問技巧等。
2.善于傾聽。聽別人說話實(shí)際上就是對(duì)別人的肯定和尊重。有人說,上帝之所以給我們兩只耳朵一張嘴,就是希望我們多聽少說。在招聘工作中,秘書應(yīng)把應(yīng)聘者放在首要的位置,讓應(yīng)聘者多講多談,以更全面地了解對(duì)方的各種信息,以吸納為企業(yè)所用的人員。
3.多用詢問。秘書在招聘環(huán)節(jié)中應(yīng)多用詢問,了解企業(yè)需求的信息,并通過應(yīng)聘者對(duì)于詢問的回答來分析該人員是否符合企業(yè)的需求。
第一印象有大約40%的內(nèi)容還與聲音有關(guān)。音調(diào)、語氣、語速、節(jié)奏都將影響第一印象的形成。因此,雙方在交流過程中也要注意語調(diào)優(yōu)雅、吐字清楚、聲音高低得當(dāng)、語氣柔和、情感真摯、以誠相待,處處注意樹立良好的企業(yè)形象。秘書掌握溝通的語言交流的禮儀與技巧是密切面試雙方關(guān)系的關(guān)鍵。秘書學(xué)會(huì)合理運(yùn)用語言的特點(diǎn),在交談中使用禮貌性語言,善于運(yùn)用理解、含蓄、親切及靈活多變的語言交際方式,就能促進(jìn)心靈相通,促進(jìn)相互理解和信任,達(dá)到與應(yīng)聘者交談取得圓滿的結(jié)果、吸引人才等目的,使招聘工作得以順利進(jìn)行。
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