摘要:秘書有一個(gè)通用的非官方定義:為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦公室人員,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。不過,這個(gè)定義已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展,從實(shí)際情況來(lái)講,當(dāng)今秘書的職責(zé)已經(jīng)超出了單純?yōu)楣ぷ鞣?wù)的范圍,悄悄延伸到生活的各個(gè)方面。幫老板安排午飯、泡茶沖咖啡、買煙買飲料……幾乎所有白領(lǐng)都默認(rèn)了“秘書”這個(gè)職業(yè)的延伸職責(zé),并且大部分人認(rèn)為理所當(dāng)然。此次我會(huì)就這一現(xiàn)象對(duì)部分企業(yè)秘書進(jìn)行問卷調(diào)查,研究該現(xiàn)象存在的狀況,進(jìn)而分析具體產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因和最后導(dǎo)致的后果,以及提出如何改變這一現(xiàn)象的策略。
　　關(guān)鍵詞:企業(yè)秘書 代勞 調(diào)查研究
　　
　　0 引言
　　對(duì)于秘書代勞的現(xiàn)象,黃越(2000)將其歸為三類:代筆、代杯、代辦,具體而言即由秘書代為寫講話、報(bào)告、文章甚至日常工作中的批示或意見,由秘書代其應(yīng)付各種各樣的公款宴席、由秘書代為處理各種私事。
　　那么什么原因?qū)е旅貢坏貌淮k領(lǐng)導(dǎo)的私人事務(wù)呢?有學(xué)者認(rèn)為一種是由于秘書工作的輔助性造成的。由于秘書人員是直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的工作人員;與其他組織成員和機(jī)構(gòu)相比,秘書人員和秘書部門的從屬性最為明顯,依附性也更為明顯。秘書工作對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬性和服務(wù)性,導(dǎo)致秘書認(rèn)為應(yīng)該為上司服務(wù),使得上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2004)。秘書的職能集中體現(xiàn)的方面是直接協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理,處理其力所能及的具體事務(wù),減輕、解除領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)負(fù)擔(dān),保證其集中主要精力進(jìn)行決策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有學(xué)者認(rèn)為目前秘書行業(yè)的非職業(yè)化導(dǎo)致了秘書代辦上司私事現(xiàn)象的產(chǎn)生。由于在中國(guó),秘書職業(yè)沒有完全職業(yè)化,秘書工作的職責(zé)界定不清、對(duì)其工作水平和專業(yè)能力的要求不夠明確、秘書來(lái)源和其行為也不不夠規(guī)范,因此秘書為上司代勞私事的現(xiàn)象也屢有發(fā)生(沈蕾、張虹,1998)。還有學(xué)者從秘書的角色談秘書代勞的事情。領(lǐng)導(dǎo)的許多不為人知的事情秘書可能知道,而且還可能是領(lǐng)導(dǎo)的“知心人”,好多領(lǐng)導(dǎo)不便于出面的私事,就可能由秘書代勞(李秘書,2003)。季偉(1994)認(rèn)為由于秘書角色的服務(wù)性、多面性、創(chuàng)造性造成了秘書角色的差距,這種差距使得秘書無(wú)法充當(dāng)其應(yīng)該充當(dāng)?shù)慕巧?導(dǎo)致秘書做了一些不屬于其本職工作的事務(wù)。另外,還有學(xué)者認(rèn)為一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會(huì)犯一個(gè)毛病就是熱情過頭,太愛表現(xiàn)自己。把上司的所有瑣事都統(tǒng)統(tǒng)攬到自己身上,甚至包括一些個(gè)人的私事。而長(zhǎng)久一來(lái),一些上司就習(xí)慣性地將這些事劃為秘書的工作范圍以內(nèi)(陳國(guó)強(qiáng),2007)。
　　此次我會(huì)就這一現(xiàn)象對(duì)部分企業(yè)秘書進(jìn)行問卷調(diào)查,研究該現(xiàn)象存在的狀況,進(jìn)而分析具體產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因和最后導(dǎo)致的后果,以及提出如何改變這一現(xiàn)象的策略。
　　1 調(diào)查概況
　　主要調(diào)查對(duì)象為南京、無(wú)錫兩地在職秘書或曾經(jīng)有過秘書工作經(jīng)歷的人員。在被調(diào)查的40人中,女性有24人,占總?cè)藬?shù)的60%,男性有16人,占總?cè)藬?shù)的40%。調(diào)查研究采用問卷的方式,分別在現(xiàn)象存在的狀況和被調(diào)查人員的態(tài)度兩個(gè)方面提出了11個(gè)客觀或主觀的問題,通過表格進(jìn)行分析比較。
　　2 調(diào)查結(jié)果
　　2.1 對(duì)“代筆”的看法及發(fā)生情況。
　　“代筆”是秘書代勞現(xiàn)象中較為常見一項(xiàng),具體而言就是由秘書代為寫講話、報(bào)告、文章甚至日常工作中的批示或意見。調(diào)查顯示有28位秘書人員認(rèn)為“幫領(lǐng)導(dǎo)代寫稿件屬于工作事務(wù)范疇”,占總數(shù)的70%,7位秘書覺得無(wú)法確定,占了17.5%,僅2位秘書認(rèn)為為領(lǐng)導(dǎo)“代筆”是不屬于自己工作范疇的,占全部的5%。
　　據(jù)統(tǒng)計(jì),在現(xiàn)實(shí)的秘書工作中代寫稿件也是普遍發(fā)生的現(xiàn)象。對(duì)于“在現(xiàn)實(shí)的秘書工作中是否有秘書代領(lǐng)導(dǎo)寫過稿件”的調(diào)查發(fā)現(xiàn),有22位認(rèn)為普遍有代領(lǐng)導(dǎo)寫稿件的現(xiàn)象,占了總?cè)藬?shù)的55%,有13人認(rèn)為經(jīng)常有,占了總數(shù)的32.5%,還有4人認(rèn)為是一般,占10.0%,1人認(rèn)為較少有,占2.5%,認(rèn)為幾乎沒有的人數(shù)為零?？梢?不管是次數(shù)的多還是少,秘書代替領(lǐng)導(dǎo)寫稿件的現(xiàn)象是存在的。
　　2.2 對(duì)“代杯”的看法及發(fā)生情況。
　　“代杯”也是秘書代勞現(xiàn)象的其中一類。主要針對(duì)的可能是男性秘書人員,在一些公款宴席上,領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)請(qǐng)由秘書代其應(yīng)付各種各樣的交際活動(dòng)。調(diào)查顯示,認(rèn)為“代領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)付交際”屬于秘書工作范疇的有11人,占總數(shù)的27.5%,認(rèn)為概念模糊,無(wú)法確定的有25人,占總數(shù)的37.5%,覺得代勞交際應(yīng)酬是不正確的有14人,占了35%。
　　根據(jù)調(diào)查結(jié)果看來(lái),認(rèn)為現(xiàn)實(shí)的秘書工作中有秘書代領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)付交際,如喝酒等現(xiàn)象的還是大多數(shù),共有28人,占了總數(shù)的70%,而認(rèn)為一般和較少的有12人,占了30%,同“代筆”現(xiàn)象一樣,所有人都認(rèn)為這現(xiàn)象是存在的。
　　2.3 對(duì)“代辦私事” 的看法及發(fā)生情況。
　　“代辦理私人事務(wù)”即是“代辦”現(xiàn)象。在這一點(diǎn)上,被調(diào)查的多數(shù)人認(rèn)為這是不正確的,有22人,占總數(shù)的55%,認(rèn)為無(wú)法確定的有13人,占了32.5%,覺得“代辦”也包括在秘書工作范疇內(nèi)的有5人,占了12.5%。看來(lái)與“代辦”相比,秘書們更接受“代杯”與“代筆”。
　　雖然多數(shù)秘書認(rèn)為代領(lǐng)導(dǎo)處理私人事務(wù)不屬于自己的工作范疇,但是仍有多數(shù)秘書人員代領(lǐng)導(dǎo)辦過私人事務(wù)。有21人占了總數(shù)的52.5%,一般和較少的有18人占45%,有1人是幾乎沒有代勞過類似事務(wù)。
　　2.4 對(duì)代辦非工作事項(xiàng)的看法及發(fā)生情況。
　　對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代下來(lái)的工作,倘若不屬于自己的工作范圍,有12人會(huì)全部照辦,占總數(shù)的30%,6人是有時(shí)間就辦,占了15%,21人則是根據(jù)內(nèi)容選擇性地辦,這類是大多數(shù),占了總數(shù)的52.5%,1人會(huì)婉言拒絕。多數(shù)人還是會(huì)出于各自的原因代領(lǐng)導(dǎo)完成交辦的私事。
　　調(diào)查是否曾經(jīng)幫領(lǐng)導(dǎo)或上司處理過不屬于你工作范圍的事務(wù)。完全沒有做過工作范圍以外工作的秘書人員`NextPage`有6人,占了總數(shù)的15%,絕大多數(shù)是一般或較少發(fā)生此類情況,這類人員共有20人,占了總數(shù)的一半,還有14人是經(jīng)常會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)代勞不在工作范圍內(nèi)的事務(wù)。可見現(xiàn)代秘書人員還是會(huì)多少遇到有關(guān)代勞領(lǐng)導(dǎo)工作的事情,并且聽從上司指示完成任務(wù)。
　　2.5 對(duì)“秘書為上司代勞工作之外的事情”這一現(xiàn)象的看法。
　　參與問卷調(diào)查的秘書人員就秘書代勞上司工作的現(xiàn)象,結(jié)合自己的親身經(jīng)歷和社會(huì)事實(shí)發(fā)表了一些自己的看法,主要概括為以下幾點(diǎn):
　　2.5.1 完全能夠理解。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的下屬,應(yīng)當(dāng)聽從領(lǐng)導(dǎo)的指揮,秘書工作并沒有分內(nèi)與分外之分,為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難是秘書應(yīng)盡的責(zé)任。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)辦一些私事的同時(shí)也是建立上下級(jí)感情的機(jī)會(huì),從責(zé)任與情感兩方面來(lái)說(shuō),領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)秘書代勞是完全能夠接受的。
　　2.5.2 秘書為上司代勞工作之外的事情已經(jīng)是現(xiàn)在社會(huì)的普遍現(xiàn)象。秘書漸漸充當(dāng)了領(lǐng)導(dǎo)私人助理的角色,簡(jiǎn)單的文秘工作一般人都能勝任,所以必須在別的方面體現(xiàn)出自己的價(jià)值,以此來(lái)得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí),加上愈加嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì),多數(shù)人只能服從命令,聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮。
　　2.5.3 對(duì)秘書代勞私事不予支持。秘書有自己的工作,如果工作性質(zhì)不明確,勢(shì)必會(huì)影響到秘書工作的本質(zhì),對(duì)本職工作的完成效率也會(huì)產(chǎn)生影響。有些秘書人員認(rèn)為不同的人會(huì)因?yàn)椴煌墓ぷ餍再|(zhì)去取舍所要做的事情,每個(gè)人的定位與價(jià)值取向不同,一些違背原則的事情是絕對(duì)不能夠去做的,也沒有必要去代勞。
　　3 結(jié)論與討論
　　對(duì)40名在職秘書或曾經(jīng)有過秘書工作經(jīng)歷的人員進(jìn)行調(diào)查分析,得出以下結(jié)論:①秘書“代勞”現(xiàn)象較為普遍,多數(shù)人予以理解和接受。②只有通過加強(qiáng)秘書自身能力培養(yǎng)和性格的塑造才有希望認(rèn)清秘書代勞的本質(zhì),從而幫助秘書工作走向更加職業(yè)化、規(guī)范化的道路。
　為什么會(huì)出現(xiàn)秘書代勞的現(xiàn)象呢?
　　首先是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手,最為主要的行業(yè)性質(zhì)就是輔助性和服務(wù)性。經(jīng)常充當(dāng)了后勤部長(zhǎng)與幕后英雄的角色。從大方面來(lái)看,秘書是為整個(gè)部門與單位服務(wù);從小的方面來(lái)看,秘書又是直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)人。作為領(lǐng)導(dǎo),每天都要處理大大小小的問題,這些問題又涉及到了方方面面,不可能將全部的時(shí)間精力都投入到每項(xiàng)具體的工作中,因此,更多的日?，嵥槭聞?wù)都需要交由秘書來(lái)處理。秘書工作的特征之一是輔助性。首先,它是主體上的從屬性。在各類組織中,秘書人員是直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的工作人員,秘書機(jī)構(gòu)是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的直屬部門。與其他組織成員和機(jī)構(gòu)相比,秘書人員和秘書部門的從屬性最明顯。換句話說(shuō),秘書部門和秘書人員從來(lái)都是依附于其服務(wù)對(duì)象而存在的。其次,它包括工作上的被動(dòng)性。秘書工作對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬性決定了秘書工作具有被動(dòng)性的特征。作為一個(gè)從事辦公室工作的秘書,事務(wù)管理做的好,將會(huì)對(duì)政務(wù)工作和組織整體功能起到推動(dòng)作用。事務(wù)管理最本質(zhì)的特征是服務(wù)性,為上司服務(wù),使上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香 秘書理論與實(shí)務(wù))。
　　其次是由秘書與管理者的工作關(guān)系決定的。某種意義上說(shuō),秘書與管理層的關(guān)系往往超乎普通員工與管理層的那種工作關(guān)系。由于她(他)所在的特殊位置,秘書比其他員工更加了解管理者的思維方式和做事方法。同時(shí)由于一個(gè)企業(yè)由下而上的反饋信息中有相當(dāng)一部分是由秘書傳遞給老板的,因此秘書往往起著承上啟下的關(guān)鍵作用,也正是因?yàn)槿绱?秘書就類似于上司的“親信”一般,而上司也會(huì)將大部分工作交由秘書來(lái)處理。
　　由于以上種種秘書工作的特性,使得有些上司常常會(huì)對(duì)秘書交辦一些正常工作以外的私人事務(wù),而秘書的工作涉及上下、左右、內(nèi)外各個(gè)方面,非常繁雜。有人形容秘書工作就是說(shuō)不完的話,跑不完的路,干不完的活……因此對(duì)于秘書工作的范疇并沒有非常明確的規(guī)定。一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會(huì)犯一個(gè)毛病就是熱情過頭,太愛表現(xiàn)自己。把上司的所有瑣事都統(tǒng)統(tǒng)攬到自己身上,甚至包括一些個(gè)人的私事。而長(zhǎng)久一來(lái),一些上司就習(xí)慣性地將這些事劃為秘書的工作范圍以內(nèi)。秘書工作本身就多而雜,再加上一些額外的工作的話,往往會(huì)影響到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。
　　對(duì)待此類問題的方法有幾點(diǎn):
　?、儆兄饕?適當(dāng)拒絕一些職能范疇以外的事。作